Dienststelle

Bildungsdirektion für Oberösterreich, Sonnensteinstraße 20. 4040 Linz

Bewerbungsfrist

18.08.2024

Geschäftszahl

BMBWF-24-3487

Voraussetzungen

Aufgabenbereich

• Abgeschlossene Lehre oder berufsbildende mittlere Schule
• gute Kenntnisse der einschlägigen Verwaltungs- und Rechtgrundlagen
• soziale Kompetenz (auch im Umgang mit anderen Kulturen)
• Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit
• Organisationstalent
• umfassende IT-Kenntnisse
• Selbständigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Berufserfahrung
• Bereitschaft zu Arbeiten auch außerhalb der vorgesehenen Dienstzeiten

• Leitung des Sekretariats der Stabsstelle in enger Abstimmung mit der Leitung der Stabsstelle.
   
• Persönliche Sekretärin/Sekretär des Bildungsdirektors:
  Im Besonderen:
  Termine, Kontakte, Tagespläne, Wiedervorlagen, Sprechtage, interne Besprechungen, Handkasse, Beschaffungsangelegenheiten und Post.
   
• Leitung des Sekretariats:
  Fachliche Aufsicht und Koordinierung über die gesamte Sekretariatsarbeit.
   
• Planung und Abwicklung der gesamten Telefon-Kommunikation des Bildungsdirektors. Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Mitarbeiter im Büro.
• Eigenständige Führung des Terminkalenders des Bildungsdirektors in Absprache mit der Leitung der Stabsstelle.
• Führung und Aktualisierung der Kontakte des Bildungsdirektors.
• Vergabe und Vorbereitung von Sprechtagsterminen bzw. Vorsprachen in Zusammenarbeit mit der/dem jeweiligen Referentin/Referenten in der Stabsstelle.
• Zusammenstellung des Tagesplanes inkl. der dazu benötigten Unterlagen in Kooperation mit den zuständigen Referenten.
• Eigenständige Koordinierung und Organisation diverser Veranstaltungen des Bildungsdirektors.
• Eigenständige Führung der Handkassa des Bildungsdirektors, die Prüfung von Rechnungen auf ihre sachliche Richtigkeit und die Weiterleitung an die Wirtschaftsabteilung.

Benefits

• Gleitzeit
• Kostenlose Schulungen
• Essenszuschuss
• Sicherer Arbeitsplatz
• Gutes Betriebsklima und respektvoller Umgang